- Turismo incoming
- Campagne su WhatsApp
Campagne soggiorni e preventivi automatizzati
In sintesi
Un operatore turistico che costruiva ogni preventivo a mano affida a un assistente WhatsApp la qualifica del lead e la stesura del preventivo, con supervisione umana in un tocco.
- Le campagne soggiorni erano poche l'anno, limitate dal tempo di costruire i preventivi uno per uno.
- Un assistente WhatsApp qualifica il lead dopo il form e prepara il preventivo con i prezzi aggiornati.
- L'operatore approva con un tocco: resta il giudizio, sparisce il lavoro ripetitivo.
- Più campagne con le stesse persone, e la risposta arriva mentre l'interesse è ancora caldo.
- Reminder automatici sui preventivi in sospeso, escalation a un appuntamento telefonico quando serve.
- < 1min
- Per preparare un preventivo
- 8xcampagne
- Aumento capacità di gestione campagne
- +360%
- Aumento produttività a parità di risorse
01
Il cliente e la sfida
Erga Tourism è una Destination Management Company italiana che gestisce campagne di vendita di soggiorni per conto di marchi ricettivi, tra cui i resort VOI Concierge, ciascuno con il proprio brand, i propri template e le proprie strutture.
Le campagne partivano poche volte l'anno e raggiungevano decine di migliaia di contatti, ma il collo di bottiglia era a valle: chi era interessato compilava un form, poi una sola persona raccoglieva le informazioni mancanti, consultava listini che cambiano di continuo e costruiva ogni preventivo uno per uno, in un quarto d'ora o più.
02
Punto di partenza
Per gestire più campagne insieme servirebbero più persone capaci di fare quel lavoro, con la stessa esperienza sui listini e sulle strutture. Non è una risorsa che si aggiunge in fretta, ed è la ragione per cui le campagne restavano poche e distanziate.
E nelle campagne la velocità di risposta decide la conversione: ogni ora persa è una prenotazione in meno.
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Cosa abbiamo costruito
La Soluzione
Un assistente su WhatsApp che raccoglie la richiesta dopo il form, fa le domande giuste per la struttura scelta, verifica prezzi e disponibilità sui sistemi di Erga Tourism e prepara il preventivo nel template del marchio. L'operatore lo approva con un tocco, e solo allora parte al cliente. Sui preventivi in sospeso l'assistente manda i reminder da solo, e quando la richiesta è complessa propone un appuntamento telefonico con la persona giusta.
- 01Form della campagna
- 02Qualifica su WhatsApp
- 03Prezzi e disponibilità
- 04Approvazione a un tocco
- 05Invio e reminder
Come Funziona
Il cliente compila il form della campagna e lascia il suo numero. L'assistente lo contatta su WhatsApp, dichiara di essere un assistente AI, verifica che le date siano compatibili con la struttura e raccoglie ciò che manca. Poi legge prezzi e disponibilità sui sistemi di Erga Tourism e compone il preventivo nel template giusto, tra i dieci disegnati uno per struttura. L'operatore lo rivede e approva; il preventivo parte su WhatsApp e via email. Se il cliente non risponde, l'assistente invia un reminder; se la richiesta esce dallo standard, propone un appuntamento telefonico.
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Conclusioni
Erga Tourism voleva moltiplicare le campagne senza rinunciare alla cura di ogni preventivo. L'assistente prepara, l'operatore decide: il lavoro ripetitivo lascia il posto al giudizio e alla relazione. Vale per chiunque venda su misura e trovi il proprio limite nella stesura manuale delle proposte.
“Ogni ora persa è una prenotazione in meno.”
Nelle campagne la velocità di risposta decide la conversione. È la ragione per cui il collo di bottiglia a valle del form pesava più della campagna stessa.
Da intervista al team
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Il documento completo con il dettaglio delle cinque fasi, le funzionalità e i risultati del progetto.
Domande frequenti
Meno di due minuti, contro il quarto d'ora o più della stesura a mano. L'assistente prepara, l'operatore approva.
Sì. Ogni preventivo passa dall'approvazione dell'operatore prima di partire al cliente. L'assistente prepara, la persona decide.
Sì. L'assistente legge prezzi e disponibilità dai sistemi di Erga Tourism al momento della richiesta, così il preventivo riflette i listini reali.
Sì. Il preventivo esce nel template del marchio giusto, e le domande di qualifica cambiano in base alla struttura scelta. Il sistema lavora con dieci template, uno per struttura.
L'assistente invia reminder automatici sui preventivi in sospeso, e li interrompe da solo appena il cliente riprende la conversazione.
L'assistente propone un appuntamento telefonico con l'operatore giusto.
No. Toglie il lavoro ripetitivo di raccolta e stesura e lascia alla persona il giudizio, la trattativa e la relazione con il cliente.
Con i numeri delle campagne: tempo di preparazione del preventivo, preventivi gestiti per campagna, quota approvata senza modifiche, conversione in prenotazione.
Sì. L'assistente dichiara di essere un agente AI a inizio conversazione, e tratta solo i dati necessari, nel rispetto del GDPR.
Il primo passo è ascoltarti.
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